خروج يك سازمان از فرهنگ قبيله اي و ايجاد يك فرهنگ سازماني مبتني بر دستورالعمل تا حدود زيادي بستگي به مديريت دارد. مديريت مسئول ايحاد ، حفظ و انتخاب به بهترين شيوه انجام كار و تدوين دستورالعمل است و مي بايست اين نكته را درك كند كه مدت زماني را كه صرف تدوين دستورالعمل ها مي كند با كاهش در اشتباهات و بهبود كيفيت قابل جبران است .

متاسفانه در برخي سازمانها دستور العمل ها طوري طولاني نوشته مي شود كه فقط توسط يك فرد كارشناس قابل استفاده هستند . اين نكته را همواره مي بايست مد نظر داشت كه افرادي كه قرار است از دستورالعمل استفاده كند ممكن است تحت استرس باشد و يا اينكه ممكن است ميزان معلومات و سطح تحصيلاتشان در سطح فرد نويسنده دستورالعمل نباشد .

بنابراين اين دستورالعملها نبايستي خيلي پيچيده تعيين شوند . نويسنده دستورالعمل مي بايست مهارت سازماني بالايي داشته باشد . زيرا در غير اينصورت سازماندهي اطلاعات در قالب دستورالعمل موثر نخواهد بود . لذا لازم است در تدوين دستورالعمل مطابق مراحل زير عمل گردد:

1-مشاهده دقيق فرآيند كاري

2- سامان دهي اطلاعات و مشخص كردن ترتيب انجام كارها با استفاده از فلودياگرام

3-تلفيق مشاهدات و اطلاعات فلودياگرام و نوشتن آنها در قالب دستورالعمل

4-چك كردن دستورالعمل و اطمينان حاصل كردن از دقيق و قابل استفاده بودن آن و اينكه حاوي جزئيات لازم براي انجام كار است .

5-قرار دادن دستورالعمل در دسترس كاركنان

*اصول كلي در نوشتن دستورالعمل

در نوشتن دستورالعمل بر خلاف ديگر نوشته ها كه در آنها استفاده ازكلمات و جملات طولاني مهارت نويسنده را مي رساند ، مي بايست بر مختصر و ساده بودن جملات تاكيد شود . به طور كلي اصول لازم در نوشتن دستورالعمل عبارتند از :

• از جملات كوتاه استفاده شود .
• جملات مي بايست به صورت امري باشند .(كليد بايد روشن شود به جاي كليد را روشن كنيد)
• جمله بايد ساده باشد و به خواننده بگويد چه كاري بايد انجام دهد .
• در دستورالعمل ها نبايستي از اختصارات و مخفف ها استفاده شود.
• حتي الامكان از كلمات كوتاه استفاده شود ( مثلا زياد كنيد به جاي افزايش دهيد)
• هيچ گاه نبايستي فرض شود كه خواننده چيزي را مي داند .
• مراحل كار مي بايستي به ترتيب صحيح مرتب شود .
• براي كمك به اپراتور در يافتن سريع اطلاعات هر صفحه مي بايست داراي سر صفحه و عنوان باشد . • براي شماره گذاري مراحل مي بايست از 1، 2 ، 3 و ... به جاي يك ، دو ، سه و ... استفاده شود .
• مراحل عملي و توضيحات مي بايست در دو ستون جداگانه در دستورالعمل مشخص شوند تاخواننده بتواند سريعا از آنها استفاده كند .
• هرگونه هشدار و تذكر يا اقدام احتياطي مي بايست به طور واضح ، با حروف بزرگ و متفاوت با ديگر نوشته ها در دستورالعمل مشخص شود .
• هيچ گاه نبايستي در يك پاراگراف مراحل زيادي از كار گنجانده شود . بلكه كليه مراحل مي بايست از هم جدا قرار داده شوند .
• كليه دستور العمل هاي مي بايست حاوي موارد اضطراري نيز باشند . منظور از اين شرايط آنهايي هستند كه اپراتور در شرايط پر استرس به دنبال آنها مي گردد .
• در صورت امكان بهتر است جهت ساماندهي اطلاعات در نوشتن دستور العمل از فلوچارت استفاده شود .